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El contrato que tu proveedor debe firmarte
Cuando contratas un software de fichaje, los datos de jornada de tu plantilla siguen siendo tuyos: tú eres el responsable y el proveedor es solo el encargado. Eso exige un contrato por escrito.
Quién es quién
Tu empresa es la responsable del tratamiento: decides qué datos se tratan y para qué. El proveedor del software es elencargado: los trata por cuenta tuya y siguiendo tus instrucciones.
El artículo 28.3 del Reglamento General de Protección de Datos exige que esa relación se regule por contrato escrito o por otro acto jurídico vinculante. Sin él, el incumplimiento es tuyo, no del proveedor, porque el responsable eres tú.
Ocho cosas que debe decir
Coge el contrato que te haya dado tu proveedor actual y repásalo contra esta lista. Es la del artículo 28.3, traducida a lenguaje comprobable.
01
Identifica el tratamiento
Objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos y categorías de interesados. Si el contrato no dice qué datos trata ni de quién, no cumple el art. 28.3.
02
Solo con tus instrucciones
El proveedor trata los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas tuyas. Cuidado con cláusulas que le permitan usarlos para «mejorar el servicio» o entrenar modelos.
03
Lista los subencargados
Debe decir quién más toca tus datos: el proveedor de alojamiento, el de correo, el de copias de seguridad. Y comprometerse a avisarte antes de cambiarlos.
04
Dice dónde están los datos
La región concreta. Si salen de la Unión Europea, tiene que explicar con qué garantías. «En la nube» no es una respuesta.
05
Medidas de seguridad
Las del art. 32: cifrado, disponibilidad, resiliencia y verificación periódica. Concretas, no un párrafo genérico.
06
Te ayuda si hay problemas
Asistencia para atender derechos de los interesados, notificación de brechas sin dilación indebida y apoyo en la evaluación de impacto.
07
Permite auditar
Derecho a inspecciones y auditorías, o al menos a recibir la información necesaria para demostrar el cumplimiento.
08
Devuelve o suprime al final
Qué pasa cuando cancelas: plazo para descargar tus cuatro años y plazo de borrado. Es el punto que más conviene mirar antes de firmar.
El nuestro
No publicamos aquí un contrato modelo en blanco para que lo firmes con cualquiera: un contrato de encargo mal adaptado da una falsa sensación de cumplimiento, que es peor que no tener ninguno. Lo que sí hacemos es poner el nuestro a la vista.
Puedes leerlo y descargarlo antes de contratar, sin registrarte y sin hablar con nadie. Nos parece lo mínimo: es el documento que dice qué hacemos con los datos de tu plantilla, y deberías poder juzgarlo antes de decidir, no después.
Fuentes
- RGPDReglamento (UE) 2016/679, arts. 28 y 32
- AEPDResponsable y encargado del tratamiento
- BOELOPDGDD, Ley Orgánica 3/2018
Esta página explica obligaciones vigentes a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico. Para revisar un contrato concreto, consulta con un especialista en protección de datos.
Nuestro contrato de encargo está a la vista
Léelo antes de contratar, no después. Sin registrarte y sin hablar con nadie.