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Que te lo pidan no debería ser un problema
La pregunta que decide una inspección no es cuánto te pueden multar. Es si puedes demostrar, hoy, lo que ha trabajado cada persona los últimos cuatro años.
Los informes
El informe ya está hecho cuando te lo piden
Jornada por persona
Día a día, con entradas, salidas, pausas y totales. Es el documento que pide la Inspección en una visita.
Resumen mensual
Totalizado por persona y mes. El que hay que entregar junto con el recibo de salarios cuando hay horas extraordinarias.
Horas extraordinarias
Separadas por naturaleza y por si se compensan con descanso o se retribuyen, como exige el artículo 35.5.
Saldo de horas
Diferencia entre la jornada pactada y la realmente trabajada, por periodo. Con el criterio de tu convenio.
Incidencias
Fichajes que faltan, jornadas sin cerrar, descansos por debajo del mínimo y pausas sin registrar.
Verificación de integridad
Acredita que los asientos de un periodo no se han alterado. Es el que convierte tu registro en prueba.
Para imprimir, firmar o adjuntar a un expediente.
Excel
Para que la gestoría lo cruce con la nómina.
CSV
Para meterlo en cualquier otro sistema sin pelearse.
La Inspección
Acceso de solo lectura, con caducidad
Cuando llega una actuación inspectora no hace falta exportar nada ni mandar hojas de cálculo por correo. Generas un enlace y lo entregas.
- Solo lectura. Desde ahí no se puede modificar nada.
- Con fecha de caducidad que eliges tú.
- Acotado al periodo que te hayan requerido.
- Con registro de accesos: queda constancia de quién entró y cuándo.
El borrador del Real Decreto exige que el sistema permita el acceso de la Inspección «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial», y que la información esté en un formato «tratable, legible y compatible con los formatos y sistemas de uso generalizado».
Conviene saber que no dice nada más. No hay protocolo definido, ni interfaz obligatoria, ni formato concreto: el detalle técnico queda para una orden ministerial que todavía no tiene ni borrador público. Cuando salga, añadiremos lo que exija.
Ministerio de TrabajoBorrador del Real Decreto, art. 6.3 y 6.4 (PDF)
La representación legal
Lo que ve el comité, y lo que no puede ver
La representación legal de la plantilla tiene derecho a consultar y obtener copia de todos los asientos. Pero el artículo 6.2 del borrador obliga a algo que casi nadie implementa: excluir determinados datos de esa vista.
Quedan fuera obligatoriamente:
- DNI y NIE.
- Domicilio.
- Estado civil.
- Cualquier dato que pueda afectar a la intimidad conforme a la Ley Orgánica 1/1982.
- Datos de terceros del entorno familiar cuando el asiento identifique medidas de conciliación o flexibilidad.
En la práctica esto significa que la vista del comité no puede ser la misma pantalla con unas columnas ocultas. Aquí es un accesodistinto, que sirve otros datos: los campos prohibidos no llegan al navegador de quien consulta, ni siquiera escondidos en el código de la página.
Ese último matiz importa más de lo que parece. Ocultar una columna con CSS no es minimizar: es enseñar el dato y taparlo con la mano.
Conservación
Cuatro años, y localizables
La obligación de conservar los registros es de cuatro años, y no es un archivo muerto: durante ese tiempo tienen que seguir siendo consultables, porque es exactamente el periodo que puede revisar la Inspección.
Aquí no hay que hacer nada para que eso ocurra. No hay límite de histórico, ni planes que guarden menos meses que otros, ni cajas de cartón. Y el día que te vayas, te llevas los cuatro años exportados.
Genera un informe de prueba esta misma tarde
Ficha un par de días, descárgate el resumen en PDF y mira si es lo que te pediría tu gestoría. Es la forma más rápida de saber si esto te sirve.