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Por qué no se puede modificar una hora registrada
La ley pide que el registro sea fiable. La mayoría de programas lo resuelve con un campo de «editado por». Eso no es una huella indeleble: es una nota.
El artículo 2.2 del borrador del Real Decreto define qué significa que un registro sea fiable: que los asientos, una vez practicados,
no pueden ser modificados sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora, y en caso de modificación deben reflejar una huella clara e indeleble de los cambios realizados y de su autoría.
Son dos exigencias, y las dos son fuertes: hace falta el visto bueno de las dos partes, y el rastro tiene que ser indeleble. Una columna en una tabla que diga quién editó no cumple ninguna de las dos, porque quien puede escribir esa columna puede reescribirla.
Aquí lo hemos resuelto como se resuelve en contabilidad y en facturación: encadenando los apuntes. Es la misma idea que usa Verifactu con las facturas desde 2026.
Las cuatro garantías
Qué te garantiza exactamente
No se puede editar
Ni por ti, ni por nosotros. El borrado y la modificación están prohibidos en la propia base de datos, no en la interfaz.
No se puede borrar
Un asiento practicado se queda. Corregirlo crea uno nuevo que apunta al anterior, y el anterior sigue ahí.
Se nota si alguien lo intenta
Cada fichaje se encadena al anterior con una firma. Tocar el pasado rompe la cadena y la verificación lo detecta.
Queda sellado cada noche
Al cerrar el día se guarda su firma y el número de asientos. Ese sello es el comprobante que puedes descargar.
Cómo funciona
La cadena, paso a paso
- 01
Se practica el asiento
Alguien ficha. Se guardan los once campos del artículo 3 y, con ellos, la firma del asiento inmediatamente anterior de esa empresa.
- 02
Se calcula su firma
Con el contenido del asiento y la firma anterior se calcula una nueva firma. Cambiar una coma del pasado cambia esa firma y todas las que vinieron después.
- 03
Se cierra el día
Cada noche se guarda la firma de cierre y cuántos asientos entraron. Es el punto de control que permite verificar un periodo entero sin recalcularlo todo.
- 04
Se puede comprobar
Desde el panel, cualquiera con permiso recalcula la cadena de un periodo y obtiene un informe firmado. Si algo no cuadra, dice exactamente dónde.
Correcciones
Corregir un fichaje no es editarlo
La gente se olvida de fichar. Es normal y hay que poder arreglarlo. Lo que no puede pasar es que arreglarlo signifique reescribir el pasado.
Cuando alguien pide una corrección, ocurre esto:
- Se abre una solicitud con el valor propuesto y el motivo.
- Hace falta el visto bueno de la empresa y de la persona trabajadora. Ninguna de las dos puede sola.
- Con las dos firmas, se escribe un asiento nuevo que referencia al anterior. El original no se toca.
- Si no hay acuerdo, se informa a la representación legal. Y si tampoco así lo hay, se guardan las dos versiones: la de la empresa y la discrepancia del trabajador.
Ese último punto es el artículo 4.b del borrador, y es donde falla todo el mercado. Un sistema que solo puede guardar una versión de cada día no puede cumplirlo.
Para la Inspección
Lo que entregas cuando te lo piden
El borrador pide que la Inspección pueda acceder «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial», y que la información esté en un formato «tratable, legible y compatible con los de uso generalizado». No concreta más: el detalle técnico queda para una orden ministerial que todavía no existe.
Mientras tanto, damos las tres cosas que cubren ese enunciado:
- Enlace de solo lectura con caducidad, que registra quién entró y cuándo.
- Exportación completa del periodo en CSV, Excel y PDF.
- Informe de verificación de la cadena, que acredita que los asientos no se han alterado.
Cuando se publique la orden técnica, añadiremos el formato que exija. La arquitectura ya está preparada para ello, que es de lo que se trataba.
Ministerio de TrabajoBorrador del Real Decreto, arts. 2.2, 4.b y 6 (PDF)
Compruébalo con tus propios datos
Ficha una semana, corrige un día a propósito y descárgate el informe de verificación. Es la forma más rápida de ver la diferencia.