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Preguntas frecuentes
Respuesta en una frase a las dudas que más se repiten, con enlace al desarrollo cuando el asunto lo merece.
Revisado el
Lo básico
- ¿Es obligatorio registrar la jornada?
- Sí, desde el 12 de mayo de 2019, para todas las empresas con al menos una persona asalariada. No depende del sector ni del tamaño. Qué te obliga hoy.
- ¿Y si solo tengo un empleado?
- También. La obligación nace con la primera persona asalariada, sin ningún umbral mínimo.
- ¿Los autónomos tienen que fichar?
- No, si no tienen empleados: no hay jornada laboral que registrar porque no son asalariados. En cuanto contratan a alguien, esa persona sí ficha.
- ¿Qué hay que anotar como mínimo?
- La hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada persona, cada día. Ese es el contenido mínimo de la norma vigente. Los once campos del borrador.
- ¿Cuánto tiempo hay que guardarlo?
- Cuatro años, y durante ese tiempo tiene que seguir siendo consultable. Es el periodo que puede revisar la Inspección.
- ¿Quién puede pedirme el registro?
- Cada persona sobre sus propios datos, la representación legal de la plantilla si la hay, y la Inspección de Trabajo.
La nueva normativa
- ¿Está aprobado el Real Decreto de registro horario digital?
- No. El Consejo de Estado emitió dictamen desfavorable en marzo de 2026 y a fecha de hoy sigue sin aprobarse y sin fecha. Cronología de la tramitación.
- ¿La jornada ya es de 37,5 horas?
- No. El Congreso rechazó la tramitación de esa reforma el 10 de septiembre de 2025. Siguen siendo 40 horas semanales de promedio anual. Qué pasó con las 37,5 horas.
- ¿Me pueden multar con 10.000 € por trabajador?
- No. Esa cuantía iba en el proyecto de ley que decayó, y un reglamento no puede modificar la LISOS. Lo vigente son de 751 a 7.500 € por empresa. Las sanciones reales.
- ¿Existe un software «homologado» oficialmente?
- No existe homologación oficial. Los requisitos técnicos se remiten a una orden ministerial que todavía no tiene ni borrador público, así que nadie puede estar certificado conforme a ella.
- ¿Tengo que cambiar de sistema ya?
- No hay ninguna fecha límite fijada. La razón sensata para cambiar no es el miedo a una norma futura, sino que tu registro actual no te serviría como prueba.
Cómo hacerlo
- ¿Vale el papel o una hoja de cálculo?
- Hoy son legales. El problema es que se pueden modificar a posteriori sin dejar rastro, y eso los hace poco convincentes como prueba. La respuesta larga.
- ¿Puedo usar el cuadrante como registro?
- No. El cuadrante dice lo previsto; el registro tiene que decir lo que pasó. Un registro idéntico al cuadrante todos los días es, para un inspector, señal de que nadie ficha.
- ¿Vale firmar las hojas a final de mes?
- No. El registro es diario. Una firma mensual sobre un resumen no equivale a haber registrado cada jornada.
- ¿Puedo elegir el sistema que quiera?
- Sí, pero por este orden: lo que diga el convenio, lo que se acuerde en la empresa y, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con la representación legal.
- ¿Hay que registrar las pausas?
- La norma vigente exige inicio y fin de jornada. El borrador añade el inicio y fin de cada pausa que no sea tiempo de trabajo efectivo, con hora y minuto.
Quién ficha
- ¿Los jefes de equipo fichan?
- Sí. Solo queda fuera el personal de alta dirección, que es una figura muy concreta y poco frecuente.
- ¿Hay que fichar en teletrabajo?
- Sí, y la Ley 10/2021 lo refuerza: el registro debe reflejar fielmente el tiempo dedicado, incluido el inicio y el fin. Teletrabajo y registro.
- ¿Quién registra la jornada del personal de ETT?
- Hoy la regla de fondo es el artículo 34.9 del Estatuto, que obliga a cada empresa respecto de su plantilla. El proyecto de real decreto, todavía en tramitación, prevé que en las ETT registre la empresa usuaria, que es quien dirige la prestación de trabajo. Subcontratas y ETT.
- ¿Debo fichar a un autónomo que me factura?
- No, y conviene no hacerlo: controlarle el horario aporta indicios de laboralidad y puede volverse en tu contra en una inspección.
- ¿Y los contratos a tiempo parcial?
- Con más motivo. Si no se puede acreditar la jornada, el contrato se presume celebrado a jornada completa, con las diferencias salariales y de cotización que eso implica. Tiempo parcial.
Protección de datos
- ¿Puedo poner un lector de huella?
- Es muy difícil de justificar. La AEPD considera la biometría dato de categoría especial y de alto riesgo, y en una relación laboral el consentimiento no se tiene por libre. Por qué la huella es un problema.
- ¿Puedo geolocalizar a mi plantilla?
- Durante la jornada y de forma proporcionada, sí, informando antes. El sello de ubicación al fichar es defendible; el seguimiento continuo, no. Dónde está el límite.
- ¿Puedo obligar a usar el móvil personal para fichar?
- No. Hay que proporcionar un medio alternativo real, como un quiosco o una tarjeta, para quien no quiera usar su teléfono.
- ¿Qué datos no puede ver el comité de empresa?
- DNI o NIE, domicilio, estado civil, datos que afecten a la intimidad y datos de terceros del entorno familiar en los asientos de conciliación. Qué ve la representación legal.
- ¿Puedo monitorizar la actividad del ordenador?
- Eso mide productividad, no jornada. Existiendo una forma menos invasiva de lograr el mismo fin, la más invasiva no supera el juicio de proporcionalidad.
Horas y sanciones
- ¿Cuántas horas extraordinarias puedo hacer al año?
- Ochenta como máximo. No computan las compensadas con descanso en los cuatro meses siguientes ni las de fuerza mayor. Horas extraordinarias.
- ¿Las horas extra se pagan o se compensan?
- Lo que se pacte. Si no hay pacto, se entienden compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.
- ¿Hay que entregar un resumen de horas al trabajador?
- Sí, junto con el recibo de salarios cuando hay horas extraordinarias. Es el artículo 35.5 y es la obligación que más se incumple.
- ¿Cuánto es la multa por no llevar el registro?
- Infracción grave de 751 a 7.500 € por empresa, más la leve de 70 a 750 € por no ponerlo a disposición de la plantilla. Sanciones reales.
- ¿Qué mira la Inspección cuando pide el registro?
- Si refleja la realidad: registros idénticos todos los días, coincidencia exacta con el cuadrante, huecos, o cero horas extra en un sector donde es notorio que se hacen. Cómo es una inspección.
Casos que se repiten
- ¿El tiempo de ir al trabajo cuenta como jornada?
- Por regla general no: el trayecto de casa al centro de trabajo queda fuera. Cambia cuando no hay centro fijo, como en instalación o mantenimiento a domicilio: el Tribunal de Justicia de la Unión Europea resolvió en el asunto C-266/14 que el desplazamiento desde el domicilio al primer cliente y desde el último de vuelta sí es tiempo de trabajo.TJUEasunto C-266/14
- ¿Y las guardias o el tiempo de disponibilidad?
- Depende de cuánto te aten. El Tribunal de Justicia ha fijado que una guardia cuenta como tiempo de trabajo cuando las obligaciones impuestas afectan objetiva y muy significativamente a la posibilidad de gestionar el tiempo libre. El borrador del Real Decreto lo recoge como campo propio: tiempos de espera y a disposición de la empresa. Qué hay que registrar.
- ¿Se puede redondear la hora a cuartos o a medias horas?
- No. El artículo 34.9 habla de la hora concreta de inicio y de fin, y redondear es, por definición, no registrar lo que pasó. Además, redondeos sistemáticos a favor de la empresa son de los primeros indicios que busca la Inspección. Cómo es una inspección.
- ¿Qué hago si alguien se olvida de fichar la salida?
- Se corrige, pero dejando constancia de que se ha corregido y de quién lo ha hecho. Lo que no vale es escribir la hora encima y que el registro quede como si nunca hubiera pasado nada: el artículo 2.2 del borrador pide huella clara e indeleble de los cambios y de su autoría. Cómo se corrige sin borrar.
- ¿Tengo que entregar el registro cada mes?
- El registro de jornada no: basta con tenerlo a disposición. Lo que sí hay que entregar mes a mes es el resumen de horas extraordinarias, con copia junto al recibo de salarios, por el artículo 35.5 del Estatuto, y el de la jornada de quien trabaja a tiempo parcial, por el artículo 12.4.c. Horas extra.
- ¿Ficha el personal de alta dirección?
- No de la misma manera. La alta dirección es una relación laboral especial regulada por el Real Decreto 1382/1985, donde el tiempo de trabajo se rige por lo pactado y no por el artículo 34 del Estatuto. Ojo con la etiqueta: lo determinante son los poderes reales, no el cargo que figure en el contrato.BOERD 1382/1985
- ¿Y el socio administrador de la empresa?
- Solo si además tiene una relación laboral con ella. Quien está encuadrado como autónomo societario por su cargo no tiene jornada laboral que registrar; si compagina el cargo con un contrato de trabajo, esa parte sí se registra.
- ¿Los contratos de formación en alternancia fichan?
- Sí, porque son relación laboral. Además conviene llevarlo bien: su jornada tiene topes propios y el tiempo de formación cuenta dentro de ella, así que el registro es la única forma de demostrar que se respetan.
- ¿Vale que fichen todos con el mismo usuario del ordenador de caja?
- No. El registro es individual por persona trabajadora, así que hace falta identificar quién ficha: PIN propio, tarjeta o la aplicación. Un acceso compartido no permite atribuir la hora a nadie, y un registro que no se puede atribuir no es un registro. Formas de fichar.
- ¿Puedo pedir la huella si la persona firma que está de acuerdo?
- No sirve de nada esa firma. La guía de la Agencia Española de Protección de Datos de noviembre de 2023 sostiene que en una relación laboral el consentimiento no es válido por el desequilibrio entre las partes, así que firmar no aporta base jurídica al tratamiento biométrico. Por qué la biometría es un problema.
- ¿Cuánto tarda en prescribir una infracción?
- Las infracciones en el orden social prescriben, como regla general, a los tres años desde la fecha en que se cometieron, según el artículo 4.1 de la LISOS (con plazos distintos en Seguridad Social, prevención de riesgos y cooperativas, artículo 4.2 a 4.4). Por eso la conservación de cuatro años del artículo 34.9 no es un capricho: cubre el periodo en el que aún te pueden pedir cuentas.LISOSart. 4
- ¿Y si mi plantilla trabaja repartida por varias provincias?
- La obligación es la misma y el registro debe permitir identificar el centro de trabajo de cada persona. Donde hay que mirar dos veces es en el convenio aplicable, que puede ser autonómico o provincial y fijar jornadas anuales distintas para gente de la misma empresa.
Estas respuestas resumen la norma vigente a fecha de revisión y no son asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu gestoría o con un abogado laboralista.
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