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El Registro de Jornada .es

¿Sigue valiendo el Excel?

Sí, hoy son legales. Nadie te va a multar por llevar el registro en una hoja de cálculo. Pero hay una pega que no aparece en la ley y que decide cómo acaban la mayoría de los pleitos.

Revisado el

La respuesta corta

Sí, son legales. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no impone ningún soporte concreto: obliga a registrar la hora de inicio y fin de cada jornada, a conservarlo cuatro años y a tenerlo a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección. Un cuaderno o una hoja de cálculo pueden cumplir esos tres requisitos.

Vas a encontrar muchas páginas diciendo lo contrario, casi siempre de empresas que venden software. No es cierto todavía. Lo que sí es cierto es lo que viene a continuación, y es más importante que la respuesta.

La pega: quién tiene que demostrar qué

El riesgo del papel y del Excel no es la multa. Es que no sirven como prueba cuando hace falta.

Imagina que alguien reclama horas extra no pagadas de los últimos dos años. En ese momento, el registro es el documento que decide el pleito. Y aquí es donde aparece el problema: una hoja de cálculo se puede modificar a posteriori sin dejar rastro, y nadie puede demostrar cuándo se escribió cada celda. Un cuaderno se puede rellenar entero la noche antes de la visita.

La consecuencia práctica es incómoda: si el registro que presentas no es creíble, es como si no tuvieras registro. Y cuando no hay registro fiable, el relato de la persona trabajadora sobre las horas que hizo gana mucho peso. Acabas defendiéndote sin la prueba que la propia ley te obligaba a tener.

Por eso la norma vigente ya pide que el sistema sea objetivo y fiable —son las palabras que usa la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de mayo de 2019 que está detrás de toda esta regulación—, y la Inspección viene aplicando ese criterio aunque el Real Decreto siga sin aprobarse.

Dónde falla el papel en la práctica

  • Cuatro años es mucho tiempo. Los cuadernos se pierden en mudanzas, se mojan, se tiran al cambiar de local.
  • Firmas en blanco. La costumbre de firmar la hoja del mes entero el último día convierte el registro diario en un trámite mensual, que no es lo que pide la norma.
  • No se puede entregar rápido. Cuando alguien pide copia de sus registros del año pasado, hay que buscar y fotocopiar.
  • No suma solo. Totalizar horas a mano cada mes es donde aparecen los errores que luego se reclaman.

Dónde falla el Excel

El Excel arregla los totales y el archivo, y por eso es con diferencia lo más usado. Pero arrastra tres problemas propios:

  • Es modificable sin rastro. Es su naturaleza. Puedes cambiar una hora de hace ocho meses y el fichero no lo recuerda. Eso es justo lo contrario de «fiable».
  • El fichero vive en un ordenador. Normalmente el de una persona concreta. Cuando esa persona se va, o el portátil muere, se va el registro de cuatro años.
  • Nadie lo rellena en el momento. En la práctica se completa los viernes, de memoria. Y la norma pide asiento directo e inmediato al empezar y al terminar.

No es un problema menor de unas pocas empresas: según el Barómetro de la Asesoría de 2026, el 54,1 % de las empresas seguía llevando el registro de forma manual y un 12,8 % en hojas de cálculo. Entre las dos, dos terceras partes del tejido empresarial.

Qué pasaría si sale el Real Decreto

El borrador cambia el planteamiento. Su artículo 2.1 dice que el registro se garantizará «por medios digitales», y el 2.2 exige que un asiento no pueda modificarse sin doble autorización y sin dejar «una huella clara e indeleble» del cambio y de su autoría.

Fíjate en que no prohíbe el papel con esas palabras. La prohibición es indirecta: un cuaderno o una hoja de cálculo simplemente no pueden cumplir el requisito de huella indeleble. Hay dos excepciones previstas: una incidencia técnica justificada, con volcado posterior a digital, y el empleo del hogar, que mantiene «cualquier medio proporcionado».

Dicho lo cual, y para ser consecuentes con lo que contamos en el resto de esta web: ese Real Decreto no está aprobado, lleva parado desde marzo de 2026 y podría no llegar nunca en forma de reglamento. No cambies de sistema por miedo a una fecha que nadie ha fijado. Cámbialo, si acaso, porque el que tienes no te protegería en un juicio.

Si vas a seguir en papel, hazlo bien

No todo el mundo necesita un programa mañana. Si tienes dos empleados y el horario es fijo, el papel puede bastarte durante un tiempo. Al menos hazlo de forma defendible:

  1. Rellénalo el mismo día, al entrar y al salir, no el viernes de memoria.
  2. Que firme cada persona su propia jornada, no un resumen mensual preparado por la empresa.
  3. Anota las pausas que no sean tiempo de trabajo efectivo, con su hora.
  4. Totaliza cada mes y entrega copia junto con la nómina cuando haya horas extraordinarias. Eso ya lo exige el artículo 35.5.
  5. Escanea y guarda cada hoja, con fecha, en un sitio que sobreviva cuatro años y a un cambio de ordenador.
  6. No dejes huecos. Un mes sin registrar es el que te van a pedir.

Y si algún día lo digitalizas, el criterio de compra es sencillo: que los asientos no se puedan editar, que quede constancia de quién cambió qué, y que puedas exportar los cuatro años cuando te los pidan. Lo demás son extras.

Fuentes

Esta página explica la norma vigente a fecha de revisión y no es asesoramiento jurídico. Para un caso concreto, consulta con tu gestoría o con un abogado laboralista.

Lo que dice exactamente el BOE

Arriba lo hemos explicado con nuestras palabras. Aquí está el artículo entero, tal como lo publica el BOE, para que puedas contrastar sin fiarte de nuestra redacción.

Texto literal del BOE

Artículo 34. Jornada

Estatuto de los Trabajadores · Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre

1. La duración de la jornada de trabajo será la pactada en los convenios colectivos o contratos de trabajo.

La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo será de cuarenta horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.

2. Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo.

Dicha distribución deberá respetar en todo caso los periodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer con un preaviso mínimo de cinco días el día y la hora de la prestación de trabajo resultante de aquella.

La compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será exigible según lo acordado en convenio colectivo o, a falta de previsión al respecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores. En defecto de pacto, las diferencias derivadas de la distribución irregular de la jornada deberán quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan.

3. Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente mediarán, como mínimo, doce horas.

El número de horas ordinarias de trabajo efectivo no podrá ser superior a nueve diarias, salvo que por convenio colectivo o, en su defecto, acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se establezca otra distribución del tiempo de trabajo diario, respetando en todo caso el descanso entre jornadas.

Los trabajadores menores de dieciocho años no podrán realizar más de ocho horas diarias de trabajo efectivo, incluyendo, en su caso, el tiempo dedicado a la formación y, si trabajasen para varios empleadores, las horas realizadas con cada uno de ellos.

4. Siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberá establecerse un periodo de descanso durante la misma de duración no inferior a quince minutos. Este periodo de descanso se considerará tiempo de trabajo efectivo cuando así esté establecido o se establezca por convenio colectivo o contrato de trabajo.

En el caso de los trabajadores menores de dieciocho años, el periodo de descanso tendrá una duración mínima de treinta minutos, y deberá establecerse siempre que la duración de la jornada diaria continuada exceda de cuatro horas y media.

5. El tiempo de trabajo se computará de modo que tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo.

6. Anualmente se elaborará por la empresa el calendario laboral, debiendo exponerse un ejemplar del mismo en un lugar visible de cada centro de trabajo.

7. El Gobierno, a propuesta de la persona titular del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social y previa consulta a las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, podrá establecer ampliaciones o limitaciones en la ordenación y duración de la jornada de trabajo y de los descansos, así como especialidades en las obligaciones de registro de jornada, para aquellos sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran.

8. Las personas trabajadoras tienen derecho a solicitar las adaptaciones de la duración y distribución de la jornada de trabajo, en la ordenación del tiempo de trabajo y en la forma de prestación, incluida la prestación de su trabajo a distancia, para hacer efectivo su derecho a la conciliación de la vida familiar y laboral. Dichas adaptaciones deberán ser razonables y proporcionadas en relación con las necesidades de la persona trabajadora y con las necesidades organizativas o productivas de la empresa.

En el caso de que tengan hijos o hijas, las personas trabajadoras tienen derecho a efectuar dicha solicitud hasta que los hijos o hijas cumplan doce años.

Asimismo, tendrán ese derecho aquellas que tengan necesidades de cuidado respecto de los hijos e hijas mayores de doce años, el cónyuge o pareja de hecho, familiares por consanguinidad hasta el segundo grado de la persona trabajadora, así como de otras personas dependientes cuando, en este último caso, convivan en el mismo domicilio, y que por razones de edad, accidente o enfermedad no puedan valerse por sí mismos, debiendo justificar las circunstancias en las que fundamenta su petición.

En la negociación colectiva se podrán establecer, con respeto a lo dispuesto en este apartado, los términos de su ejercicio, que se acomodarán a criterios y sistemas que garanticen la ausencia de discriminación, tanto directa como indirecta, entre personas trabajadoras de uno y otro sexo. En su ausencia, la empresa, ante la solicitud de la persona trabajadora, abrirá un proceso de negociación con esta que tendrá que desarrollarse con la máxima celeridad y, en todo caso, durante un periodo máximo de quince días, presumiéndose su concesión si no concurre oposición motivada expresa en este plazo.

Finalizado el proceso de negociación, la empresa, por escrito, comunicará la aceptación de la petición. En caso contrario, planteará una propuesta alternativa que posibilite las necesidades de conciliación de la persona trabajadora o bien manifestará la negativa a su ejercicio. Cuando se plantee una propuesta alternativa o se deniegue la petición, se motivarán las razones objetivas en las que se sustenta la decisión.

La persona trabajadora tendrá derecho a regresar a la situación anterior a la adaptación una vez concluido el período acordado o previsto o cuando decaigan las causas que motivaron la solicitud.

En el resto de los supuestos, de concurrir un cambio de circunstancias que así lo justifique, la empresa sólo podrá denegar el regreso solicitado cuando existan razones objetivas motivadas para ello.

Lo dispuesto en los párrafos anteriores se entiende, en todo caso, sin perjuicio de los permisos a los que tenga derecho la persona trabajadora de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 y 48 bis.

Las discrepancias surgidas entre la dirección de la empresa y la persona trabajadora serán resueltas por la jurisdicción social, a través del procedimiento establecido en el artículo 139 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social.

9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

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